techconsult Project Performance Index: Wie erfolgreich sind Unternehmen im Projektmanagement?

„Mit einem Index-Wert von 56 von 100 Punkten kann die Projekt-Performance im Durchschnitt allenfalls als mittelmäßig angesehen werden“. Zu diesem ernüchternden Ergebnis kommt das Marktforschungsinstitut techconsult bei der Bewertung der Projekt-Performance in mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie, der Energiewirtschaft und bei technischen Dienstleistern. Die Grundlage für dieses Ergebnis bildeten die im Rahmen der Studie „Project Performance Index“ erhobenen Daten.

Befragt wurden in der Studie 563 Ansprechpartner, die als Projektleiter oder Projektmitarbeiter in der Fertigungsindustrie (Fahrzeugbau inkl. Zulieferer, Elektrotechnik/High-Tech und Metallerzeugung/ -verarbeitung), der Energiewirtschaft und bei Technischen Dienstleistern (Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros, Ingenieurs- oder technischer Dienstleister für Entwicklung) mit 50 bis 1.999 Mitarbeitern tätig sind.

„Die Technischen Dienstleister erreichen mit 59 Punkten das relativ gesehen beste Ergebnis, die Energiewirtschaft mit 50 Punkten das schlechteste. Somit ist überall noch deutlich Luft nach oben“, erläutert techconsult die nach Branchen aufgeteilten Detailergebnisse.

Herausforderungen an das Projektmanagement im Mittelstand

Betrachtet man die aktuelle Marktentwicklung gerade in den drei eingangs genannten Branchen Fertigungsindustrie, Energiewirtschaft und technische Dienstleister, so ergeben sich daraus eine Reihe von Herausforderungen, die sich auch und gerade auf die Durchführung und das Management von Projekten in mittelständischen Unternehmen auswirken:

  • Die fortschreitende Globalisierung führt dazu, dass vernetztes Arbeiten auf internationaler Ebene und über Unternehmensgrenzen hinaus zur Notwendigkeit wird.
  • Ein immer stärkerer Wettbewerbsdruck erfordert eine immer höhere Flexibilität, Geschwindigkeit und Effizienz bei Entwicklung und Time-to-Market für neue Produkte und Verfahren.
  • „Daten sind das Öl des 21. Jahrhunderts“ Diese immer wieder zitierte Aussage gilt nicht nur für den Bereich „Big Data“, sondern auch für das Projektmanagement in mittelständischen Unternehmen. Nur Unternehmen, denen es gelingt, allen – internen wie externen – Projektbeteiligten rasch und sicher Zugriff auf die für sie relevanten Projektdaten und -informationen zu ermöglichen, werden ihre Projekte erfolgreich abschließen können.

Die Herausforderungen sind bekannt, doch wie gelingt es, diese Herausforderungen zu bewältigen und damit die Projekt-Performance zu verbessern?

Zentrale Collaboration und Projektmanagementplattform als Grundvoraussetzung für Projekterfolg

Die Kriterien für ein erfolgreiches Projektmanagement und Erreichen der Projektziele ergeben sich aus den oben genannten Herausforderungen.

Vernetztes Arbeiten über Unternehmens- und Landesgrenzen hinaus ist mittlerweile gleichzusetzen mit webbasiertem Arbeiten, denn kein Unternehmen wird sich heute mehr mit dem Aufbau einer eigenen Kommunikationsinfrastruktur beschäftigen. Stattdessen sollten Mitarbeiter, aber auch externe Projektbeteiligte wie Geschäftspartner und Kunden heute in der Lage sein, via Internet auf eine zentrale Kommunikationsplattform zu, auf der sie auf alle für den weiteren Projektverlauf notwendigen Daten und Informationen – Terminpläne, Budgetpläne, Aufgaben, Meilensteine, etc. – zugreifen und gemeinsam mit anderen Mitgliedern des Projektteams bearbeiten können. Die Projektleitung erhält wiederum über eine solche Plattform die Möglichkeit, zu kontrollieren, wer, wann, was an einem Dokument bearbeitet hat und welche Dokumente neu in den Projektraum eingestellt wurden. Sie ist darüber hinaus in der Lage, die Zugriffsrechte so zu steuern, dass jeder im Projektteam nur das sieht, was er auch sehen soll und nur das bearbeiten kann, für das er auch die erforderliche Berechtigung hat.

„Zeit ist Geld“: Diese Aussage gilt heute mehr denn je und bedeutet insbesondere im internationalen Projektmanagement eine Abkehr von traditionellen Arbeitsweisen und Verfahren. In Zeiten von „24×7“ kann es nicht mehr sein, dass Mitglieder eines Projektteams auf Grund unterschiedlicher Zeitzonen darauf warten müssen, bis der Kollege „online“ ist bzw. sich mühevoll Unterlagen per E-Mail übermitteln müssen. Stattdessen muss es die Möglichkeit geben, Unterlagen und Dokumente „per Mausklick“ abrufen zu können, unabhängig davon, wo der Mitarbeiter sich gerade befindet. Eine zentrale Projektmanagementplattform ermöglicht diesen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff. Und sie ermöglicht sogar noch mehr. Die Projektbeteiligten können sowohl gemeinsam an einem Dokument, als auch zeitversetzt daran arbeiten. In einem internationalen Projekt kann dies beispielsweise bedeuten, dass ein Mitarbeiter an der amerikanischen Ostküste mit der Arbeit an einem Projektdokument beginnt, während der Kollege in Europa seine Arbeit daran beendet und sich auf den verdienten Feierabend freut.

Und letztendlich geht es in Zeiten, in denen „Daten das neue Öl“, also der zentrale Rohstoff für den Geschäftserfolg vieler Unternehmen, sind, darum, diese Daten sicher an einer zentralen Stelle zu speichern. Gerade im Projektgeschäft gibt es eine Vielzahl sensibler Daten wie Konstruktionszeichnungen und Baupläne oder vertraulicher Dokumente wie Angebote oder Verträge. Diese Verträge dürfen weder unternehmensintern, noch extern in der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden in „falsche Hände“ geraten. Darüber hinaus handelt es sich bei diesen Unterlagen in der Regel um Dateien mit einem sehr hohen Datenvolumen, die schnell das E-Mail-Postfach eines Mitarbeiters beim Versand oder die Internet-Verbindung beim Download lahmlegen können. Auch für diese Herausforderungen bieten moderne Enterprise Collaboration-Plattformen heute die eigentlich perfekte Lösung. Die Daten und Dokumente verbleiben sicher und geschützt im Rechenzentrum, der Zugriff erfolgt auf der Grundlage vorher festgelegter Berechtigungen, ein zeitaufwändiger Versand oder Download wird überflüssig.

Make or Buy – das ist hier die Frage?

Abschließend stellt sich also nicht die Frage, OB mittelständische Unternehmen heute eine unternehmensweite Collaboration- und Projektmanagementplattform benötigen. Unternehmen, die sich heute noch gegen eine solche Lösung aussprechen, werden bald schon ihre Projektziele nicht mehr erreichen und im Project-Performance Index auch zukünftig unter „ferner liefen“ landen. Es stellt sich für Geschäftsleitung und IT-Abteilung vielmehr die Frage, WIE sie eine solche Plattform möglichst rasch und mit den oben beschriebenen Funktionen realisieren.

Mittlerweile gibt es am Markt eine ganze Reihe „schlüsselfertiger“ Enterprise Collaboration-Lösungen, die speziell für den Einsatz in projektintensiven Branchen konzipiert wurden, auch die besonderen Aspekte internationaler Projekte berücksichtigen und im Handumdrehen einsatzbereit sind. Die Firma oodrive bietet beispielsweise mit iExtranet eine den deutschen Datenschutzvorgaben entsprechende Enterprise Collaboration-Plattform und mit BoardNox eine speziell für den Austausch von Dokumenten und Unterlagen in Vorstands-, Verwaltungs- und Aufsichtsratsgremien entwickelte Speziallösung.

Fazit: Mittelständische Unternehmen in deutschen Schlüsselbranchen wie Fertigungsindustrie, Energiewirtschaft oder technischer Dienstleistung haben, wie der techconsult PPI verdeutlicht, Defizite und Nachholbedarf im Bereich Projekt-Performance. Diese Defizite müssen schleunigst beseitigt werden, um weiter im nationalen wie internationalen Wettbewerb bestehen zu können. Mit dem Einsatz webbasierter Enterprise Collaboration-Lösungen kann dies gelingen.