Sicherheit und Performance durch Daten-Synchronisierung

In der modernen Geschäftswelt wollen wir „24/7“ produktiv sein und dabei gleichzeitig unsere Freiheit voll genießen oder sportlich in Bewegung bleiben. Die Tage, in denen Wissensarbeiter ausschließlich am Schreibtisch gesessen sind oder es nur im Besprechungsraum möglich war, mit einem Geschäftspartner einen Vertrag zu unterzeichnen oder einen Lieferanten im Ausland zu beschäftigen sind vorbei.

Im Zeitalter der Cloud-Technologie sind Synchronisations-Tools (bekannt als sync & share oder EFSS) die perfekte Ergänzung für das mobile Büro und somit das Herzstück jedes digitalen Arbeitsplatzes. Sie machen wichtige gemeinsame Dokumente jederzeit zugänglich und wirken als echte Effizienz-„Booster“.

Unterwegs Zugriff auf Dokumente haben

Es gibt immer wieder Notwendigkeiten in denen Sie „von unterwegs“ auf Arbeitsdokumente zugreifen müssen. Die richtige und sichere Lösung zur Synchronisation kann Ihnen alles bieten, was Sie brauchen um ihre Daten sowohl in in einem hochsicheren Raum zu speichern, als auch diese auf Ihrem PC, dem Tablet und dem Smartphone synchronisieren können. Der Satz „ich rufe dich zurück, wenn ich ins Büro komme“ gehört damit der Vergangenheit an.

Der Wissensarbeiter in Europa arbeitet durchschnittlich mit mehr als zwei mobilen Geräten:  Eine Studie von IDC ergab, dass zwei Drittel der Angestellten glauben, dass es ihnen diese Geräte erlauben sollen, in jeder mobilen Situation zu arbeiten, also wo immer sie sich gerade befinden (Meeting, öffentliche Verkehrsmittel, Fitness Studio usw.) produktiv zu sein. Züge, Cafés, und MuckiBuden werden so- freiwillig oder unfreiwillig zu Coworking-Räumen
Aktuelle Informationen in „Echtzeit“ zu bearbeiten heißt aber auch, dass ein Dokument als Grundlage des Zusammenarbeitens Dutzende Male geändert werden kann , bevor es genehmigt wird. Viel Zeit kann in einem Unternehmen durch dessen Verwaltung, Nummerierung und Datierung der verschiedenen Versionen eines einzigen Dokuments verloren gehen und mit der Aufgabe die jeweils neueste Version davon zu finden. Die Synchronisation spart hier Zeit und jeder Kollege hat direkten Zugriff auf die neueste Version der Daten und Dokumente


Arbeit mit internen und externen Partnern

Synchronisationstools wie PostFiles von Oodrive ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumente ohne Einschränkung von Zeit, Standort oder Netzwerkzugriff zu prüfen und zu bearbeiten. Sie erlauben es den Nutzern, Dokumente zu teilen und, wenn sie an einem Projekt arbeiten, diese in einer Datei zu organisieren und Zugang zu einer eingeschränkten Anzahl von Partnern (Kunden, Lieferanten usw.) zu gewähren.

Auf diese Weise hat jeder User Zugriff auf dieselben Informationen, da die neuesten Dateiversionen immer auf der Plattform gespeichert sind. Wenn irgendetwas hinzugefügt, geändert oder gelöscht wird, werden die Änderungen automatisch angewendet, gespeichert und auf allen Geräten angezeigt.

All diese Vorteile, die sync & share bietet, helfen denen, die an demselben Projekt arbeiten, um effektiver zusammenzuarbeiten – in der totalen Transparenz.

Werkzeuge, die nicht mehr an Regionale und zeitliche Zwänge angepasst sind

Trends wie Schatten IT und BYOD (Bringen Sie Ihr eigenes Gerät) sind Beweise dafür, dass Werkzeuge, die der Öffentlichkeit zugänglich sind – oftmals kostenlos – in Unternehmen sehr verbreitet sind. Und sie scheinen die Bedürfnisse der Unternehmen zu erfüllen, indem sie mehr Flexibilität und Effizienz bieten. Aber sie sind nicht an einige der Einschränkungen angepasst, die die Unternehmen leiden:

Sicherheit

Dies ist ein wichtiges Thema für Unternehmen, die die Flexibilität der Cloud nutzen wollen, ohne ihre Daten zu gefährden oder das  Ziel von Hackern zu werden. Dies könne Unternehmen mit einer Lösung erreichen, die maximalem Schutz entscheidet, was eine öffentliche Lösung nicht garantieren kann. Um sicherzustellen, dass ihre Dateien sicher sind, können Unternehmen Zugriffsstufen für alle Mitarbeiter definieren, indem sie angepasste Lösungen anwenden. Tool-Administratoren können Sicherheitsregeln im Einklang mit der Unternehmenspolitik definieren, und nur autorisierte Personen können auf die Dokumente zugreifen und in einem kontrollierten Umfeld vertrauensvoll arbeiten.

Performance

Professionelle Lösungen müssen auch große Dateien oder Ordner ohne jegliche Größenbeschränkung synchronisieren lassen. Dazu nutzen sie adaptierte und automatisierte Transferoptimierungstechnologien, die beispielsweise bei einem Netzwerkausfall automatische Wiederherstellungsfunktionen bieten.

Datenhosting

Vor der Entscheidung über eine Lösung müssen Unternehmen wissen, wo ihre Daten gespeichert sind. Die Daten sind am besten geschützt, wenn sie in der Europäischen Union veranstaltet werden. In der Tat stellt der EU-Rechtsrahmen den größten Schutz für Unternehmensdaten dar. Bestimmte Softwareentwickler wie Oodrive garantieren, dass Daten in Frankreich und Europa gespeichert werden.