Serie: Was ist und was kann Enterprise File Sync Share? Teil 1: Sichere und Digitale Management-Meetings

Enterprise File Sync Share oder EFSS steht laut Wikipedia Definition dafür „Unternehmensdateien zu synchronisieren und zu teilen“ und das mit Software mit der, die Anwender Dateien und Dokumente, sowohl auf verschiedenen Endgeräte synchronisieren als auch mit anderen Benutzern teilen können und wo „in der Regel Online-Speicher in der Cloud (public oder private), um die verwendeten Daten zentral und geschützt abzulegen“ zum Einsatz kommen. EFSS ist eine Teildisziplin von ECM.

Die Synchronisierung (Sync) und der Austausch (Share) von Dateien über Softwarewerkzeuge, erlaubt es den Anwendern Dateien und Dokumente sowohl auf verschiedene Endgeräte sicher zu übertragen (also zu „synchronisieren“) als auch diese mit anderen Benutzern zu teilen. Die wesentlichen Bestandteile sind die Möglichkeit (und Notwendigkeit) zum Upload und Download von Dateien, die Verwaltung von Dateien etwa in Ordnern und die kontrollierte und hochsichere Freigabe von Dokumenten und Ordnern.

Durch die Zugriffsmöglichkeiten auf hochsichere Datenräume und die Möglichkeit des ständigen Austauschs mit Kollegen, dem eigenen Vorstand, externen Partnern, Lieferanten oder Kunden innerhalb wechselnder Arbeitsgruppen oder Teams entstehen neue Möglichkeiten sicherer Zusammenarbeit und Effizienz- und Effektivitätssteigerungen für beinahe jedes Business.

Wir werden an dieser Stelle – in loser Folge – die Möglichkeiten neuer Geschäftsprozess- Organisationen, durch die Zugleich die Datensicherheit im Unternehmen gesteigert werden kann an Beispielen und Produkten zeigen:

Neue Möglichkeiten für Vorstände und Aufsichtsräte

Vorstände und Aufsichtsräte sind das Rückgrat aller Unternehmen. Sie diskutieren die wichtigen kurzfristigen Entscheidung und setzen die strategischen Weichen für die langfristige Unternehmens-Entwicklung.

Zur Vorbereitung und Erleichterung der Arbeit der Gremien und deren Organisatoren gibt es digitale Lösungen, die speziell für die Automatisierung der Prozesse von Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen programmiert  wurden. Um herauszufinden, welches Instrument am besten geeignet ist, um die spezifischen Effizienz-Anforderungen des Managements erfüllen zu können und die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen zu gewährleisten sollten ein paar Dinge berücksichtigt werden:

Ein Werkzeug, dass an die speziellen Bedürfnisse der Entscheider und Board Organisatoren angepasst ist, ist etwa BoardNox von Oodrive. Es kann Folgendes für Vorstände und Aufsichtsräte und deren Assistenz leisten :

Es ist als virtueller Besprechungsraum angelegt der speziell auf die Bedürfnisse von Leitungsgremien ausgerichtet ist. Und überwindet so die Sicherheits-, (Datenschutz-) rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen denen sich Unternehmen und Leitungsgremien gegenübersehen und schafft zugleich Effizienzvorteile für die Boards.

Bei der Auswahl der richtigen Lösung ist ein Auswahl Faktor besonders zu berücksichtigen: Einfachheit. Vorstandsmitglieder sind in der Regel keine IT-Experten. Daher ist es entscheidend, dass eine von ihnen verwendete Lösung intuitiv und einfach zu beherrschen ist: Die Web- und Tablet-Anwendungen sollten es den Benutzern darum besonders leicht machen, sich an das Tool zu gewöhnen, damit dieses Hilfe und Erleichterung bietet und kein Hindernis für die Effizienz und Produktivität darstellt.

Eine digitale Kommunikationslösung wie BoardNox kann helfen die Tagungsorganisation zu optimieren und ist ein unverzichtbarer Begleiter für Führungskräfte, Aufsichtsräte und Vorstände.

Mobilität ist als ein weiterer Aspekt zu berücksichtigen. Viele Manager wollen ihre Sitzungen von unterwegs vorbereiten oder gar an diesen mobil teilnehmen. Es gibt hier aber stets Risiken wie Diebstahl, Verlust von vertraulichen Dokumenten oder eine Verbindung zu unsicheren Netzwerken. Aus diesem Grund soll die vom Vorstand für die Sitzungen gewählte Lösung Funktionen haben, die an die spezifischen Beschränkungen von mobilen Zugriffen durch Mitarbeiter angepasst sind. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Sicherheitscodes, um eine Verbindung zur Anwendung herzustellen, Sperr-Vorrichtungen falls mehrere Eingabefehler auftreten, Die Möglichkeit den Cache automatisch zu entfernen, und so weiter.
Nachdem die Einladungen an die Teilnehmer verschickt wurden, die Tagesordnung und die Prioritäten gesetzt und bekanntgegeben wurden, sowie die Dokumente zur Entscheidungsfindung ( digital ) ausgeteilt wurden könne mit der Lösung jedem Delegierten für jede Sitzung, Werkzeugen an die Hand gegeben werden um über die Topics zu diskutieren, sich auszutauschen, ab zu stimmen und zu entscheiden.
mehr dazu unter: www.oodrive.de

oder hier im Blog