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Schatten-IT: Gründe, Gefahren und Lösungsansätze für den IT-Verantwortlichen?

„Schatten-IT“ – dieser Begriff sorgt in letzter Zeit immer häufiger für öffentlichen Diskussionsstoff und ist deshalb ein Thema, mit dem sich auch IT-Verantwortliche immer häufiger beschäftigen müssen. Denn in immer mehr Unternehmen nutzen Mitarbeiter nicht die von der IT-Abteilung des Unternehmens zur Verfügung gestellte IT-Infrastruktur (Hardware, Software, Netzwerk, Services), sondern verwenden in der Regel als Cloud Service angebotene Dienste externer Dritter oder eigene IT-Endgeräte (Smartphones, Tablets, Notebooks, etc.). Das Schlimme daran: Häufig bekommt die IT-Abteilung davon überhaupt nichts mit. Die Gefahr: Mit der Nutzung externer Services „entziehen“ sich auch die damit bearbeiteten Unternehmensdaten der Kontrolle der Firmen-IT, Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit werden ebenfalls „unterlaufen“.

Schatten-IT: Gründe und Status Quo

Die Hauptgründe für das Entstehen von Schatten-IT liegen

  • in einer veränderten Arbeitswelt, die von einem Verschmelzen von Arbeits- und Privatleben sowie mobilen Arbeitsformen geprägt ist (Home Office, Mobile Office, etc.)
  • neuen Web 2.0- und Social Media Plattformen, die einen einfachen und schnellen Austausch von Informationen und Dokumenten ermöglichen
  • dem Berufseinstieg der so genannten „Digital Natives“
  • dem Versäumnis vieler IT-Abteilungen, den Fachabteilungen die für deren Arbeit erforderliche adäquate IT-Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, bzw. auf deren spezifischen Anforderungen einzugehen.

Und so kann sich heute kein IT-Verantwortlicher mehr sicher sein, dass sich in seinem Unternehmen nicht schon längst ebenfalls eine Schatten-IT gebildet hat, denn wie bereits eingangs erwähnt wird er häufig gar nicht darüber Bescheid wissen. Einen Eindruck über den Status Quo des Phänomens Schatten-IT in Unternehmen vermitteln die nachfolgenden Ergebnisse aus unterschiedlichen Umfragen und Studien zum Thema.

  • IDC (2013): „44 Prozent der Fachbereiche nutzen kostenlose oder kostenpflichtige Dienste aus der Cloud, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen. Drei Viertel davon verwenden die Cloud-Services zumindest teilweise, ein Viertel sogar sehr intensiv.“
  • Techconsult (2014): „In mehr als jedem zweiten deutschen Unternehmen nutzen Fachabteilungen eigenmächtig Cloud Services und „entmachten“ damit die IT-Abteilung. Service Level Agreements werden umgangen oder nicht eingehalten, ein IT-Support durch die IT-Abteilung ist nicht gewährleistet.“
  • BT (2014): „Schatten-IT ist in Deutschland bereits gängige Praxis: 75 Prozent der CIOs beobachten eine entsprechende Entwicklung in ihren Unternehmen.“

Schatten-IT: Lösungsansätze für den IT-Verantwortlichen

Was also tun? Die Firma Oodrive hat in einem Whitepaper mit dem Titel „Schatten-IT: Risiken, Herausforderungen und Lösungsszenarien für den IT-Verantwortlichen“ sich intensiver mit dem Thema beschäftigt und bietet IT-Verantwortlichen, die selbst vor der Herausforderung „Schatten-IT“ stehen, sowohl einen allgemeinen strategischen Lösungsansatz, als auch einen konkreten Lösungsansatz für die Bereiche Enterprise Filesharing und Collaboration.

Das Whitepaper steht zum kostenlosen Download auf der Oodrive-Webseite zur Verfügung