Moderne Boardkommunikation ist sicher und effizient

Wie muss effiziente Gremien- und Boardkommunikation heute funktionieren? Nun, im Jahre 2016 sicher nicht mehr -umständlich- über Papier oder -unsicher- via E-Mail. Bei Vorständen und Aufsichtsräten, aber besonders bei den Organisatoren der Meetings, sind heute praktische, nahtlose und vor allem extrem sichere Besprechungslösungen gefragt. Datensicherheit ist entscheidend, denn Executive Committee Meetings, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen befassen sich mit -für die Organisation und ihre Shareholder- äußerst sensiblen und sehr strategischen Themen.

Weltweit Kommunizieren

Gremien bringen, geographisch weit verteilte, Teilnehmer „ an einen Tisch“ welche dann -gleichwertig und zeitgleich- höchst vertrauliche Informationen erhalten sollen. Eine digitale Lösung zur Zusammenarbeit von Unternehmen muss Effizienz und funktionale Anforderungen interaktiv, kooperativ, vertraulich und sicher erfüllen können. Die Kommunikation von Direktoren, Führungskräften und allen Mitgliedern einer Gruppe, innerhalb und über Unternehmens- und Landesgrenzen hinweg, sowie die Verwaltung der Inhalte und Agenden, soll für das Unternehmen zu möglichst niedrigen Kosten von Statten gehen. Alle Mitglieder des Verwaltungsrats, der Geschäftsleitung, sowie Vorstandsmitglieder der jeweiligen Muttergesellschaft oder an den Sitzungen beteiligter Tochtergesellschaften, sollten mit der Lösung in der Lage sein, jederzeit und überall, auf elektronischem Wege, auf alle relevanten Dokumente Zugriff zu haben. Es ist zudem wichtig, dass die Benutzer immer die neueste Version der Agenda, der Sitzungsunterlagen und Q&As haben.

Insgesamt ist es notwendig, eine Lösung zu finden, die effizient, günstig und sicher ist und mit der das Unternehmen alle internen und staatlichen Compliance-Anforderungen erfüllen kann.

Leichte Orga

Für die Organisatoren der Meetings z.B. für die CEO Assistenten wird eine digitale Komplettlösung eine große Erleichterung darstellen: Diese beginnt bereits bei der Vorbereitung der Sitzung, da Dokumente nun nicht mehr ausgedruckt und umständlich per Post oder unsicher per E-Mail gesendet werden müssen. BoardNox erlaubt ManagerInnenund AssistentInnen, die für die Organisation von Sitzungen Exekutivausschüsse, Vorstand und Aufsichtsrat verantwortlich sind, eine stark vereinfachte Vorbereitung, Planung, Ausschreibung und Nachbereitung der Top-Management-Meeting.

Die Tagesordnung  wird mit wenigen Klicks erstellt, ebenso das Boardbuch. BoardNox definiert spezifische Rechte für jedes Vorstandsmitglied um dessen Zugang zu den Dokumenten zu definieren. Die Rechte der Aktion (Lesen, Synchronisation, Kommentierung, etc.) können von einem Gast zum anderen je nach ihrer Rolle unterschiedlich sein.

Auch ein kurzfristiges Senden aktualisierter Dokumente oder zusätzlicher Informationen kann einfach über das System erfolgen. Insgesamt wird bei der Organisation der Sitzungen für Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Ausschüsse eine höhere Effizienz mit gleichzeitig höheren Sicherheitsstandards erreicht werden. Die vertraulichen Dokumente bekommen Zugriffskontolle für autorisierte User, die in der Besprechungslösung automatisch eingestellt werden können, was den Datenschutz weiter erhöht.

Zentraler Zugriff auf Informationen

Die Oodrive BoardNox Lösung verbindet alle Teilnehmer einer Sitzung oder eines Boards. Diese können über die Plattform auf alle Informationen zugreifen, sodass sie Datum, Ort, Zeit, Agenda, Identität der Teilnehmer und Referenten, Dokumente und sonstige Elemente mit einem einzigen Werkzeug bearbeiten können. Für noch mehr Effizienz, informiert ein automatisches Alert-System die Teilnehmer über alle Änderungen (Ergänzungen, Änderungen oder Löschungen).

Die Vertraulichkeit der Themen während der Top-Management-Sitzungen erfordert Zugriffs- Kontrolle und Datenschutz für die gemeinsam genutzten Informationen. Bei der BoardNox Plattform ist die Datenhaltung on premise oder im Rechenzentrum in Deutschland, genauso wie die „state of the Art“ Verschlüsselung bei der Übertragung der Daten inklusive.

Datenschutz steht ganz oben

Unterschiedliche Authentifizierungsmethoden sorgen ebenso für ein Maximum an Zugriffssicherheit wie die revisionssichere Protokollierung aller Aktivitäten für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Rahmen regelmäßiger Audits.

Mit seiner Web- oder Mobile-Schnittstelle ist BoardNox für die Mitglieder des Top-Managements besonders geeignet. Mit ihr können sie jederzeit und überall auf die Plattform zugreifen.